Em primeiro lugar a equipe do Dízimo deve ser conhecedora da sua realidade, ou seja, deve conhecer a sua estrutura e os recursos disponíveis para o desempenho de suas atividades. Outro fator importante é conhecer o ambiente de atuação, ou seja, a realidade social da paróquia.
Uma ferramenta muito útil e de possível aplicação é a análise ambiental, mais conhecida como SWOT ou FOFA. O objetivo central da análise SWOT é fazer com que a equipe alcance um conhecimento de seus pontos fortes, pontos fracos, as oportunidades e as ameaças do ambiente onde está atuando.
S → Stenghts = FORÇAS
W → Wakness = FRAQUEZAS
O → Opportunities = OPORTUNIDADES
T → Threats = AMEAÇAS
Ou
F → Forças = Stenghts
O → Oportunidades = Opportunities
F → Fraquezas = Wakness
A →Ameaças = Threats
A análise deve considerar dois aspectos: o ambiente interno e o ambiente externo.
O ambiente interno considera os pontos fortes e os pontos fracos da equipe e pode ser controlado pelos integrantes da equipe, ou seja, podem ser modificados. Um ponto forte da equipe deve ser melhor explorado para que o trabalho alcance melhor rendimento enquanto que os pontos fracos devem ser eliminados ou seus efeitos minimizados por ações internas do grupo.
O ambiente externo considera as oportunidades e ameaças que o ambiente em que a equipe atua oferece. Estes fatores não podem ser manipulados pela equipe, mas devem ser conhecidos e por ela monitorados. Este conhecimento permite que a equipe aproveite as oportunidades que surjam e evite as ameaças tanto quanto possível.
Com esta análise a equipe já tem o conhecimento dos desafios que enfrentarão no desenvolvimento de suas atividades e estará apta a superá-los com a adoção de medidas que visem neutralizar estes obstáculos. Isto pode ser feito com a elaboração de um planejamento bem organizado, que pode cobrir os próximos seis ou doze meses.
Feito isto a equipe já pode estipular as metas e iniciar as suas atividades previstas no seu plano de ação. Uma meta inicial que poderá ser facilmente estipulada é a de arrecadar, através da devolução do dízimo, o valor necessário para as despesas ordinárias da comunidade.
Mas o estabelecimento de metas para o período pode e deve ser alterado conforme o desempenho da equipe. Se a meta estabelecida para o período de doze meses foi alcançado já no sétimo mês, excelente. A meta já pode ser alterada e acrescida em 30%, por exemplo. É um novo desafio a ser enfrentado e evitará que a equipe se acomode. Estas metas devem ser sempre revistas nas reuniões da equipe e acompanhadas passo-a–passo para haja correção nos rumos.
O alcance de metas depende da execução correta de todas as etapas do planejamento. Por ser sistêmico, como já foi dito, a execução incorreta ou a não execução implicará no insucesso do mesmo. Logo é importante que a execução das etapas do planejamento seja acompanhada de perto pelo coordenador da pastoral e ações corretivas sejam implantadas logo que se perceba alguma ação em desacordo com o planejamento.
